Pasaport, diploma, sağlık raporu veya sözleşme gönderen müşterinin en doğal sorularından biri şudur: Dosyam iş bittikten sonra büroda kalacak mı? Cevap, yalnız “30 gün” veya “10 yıl” gibi tek bir rakam değildir. Kaynak belge, tercüme, fatura, e-posta, çeviri belleği ve yedek kopya farklı amaçlara ve farklı saklama kurallarına tabidir.
Bütün dosyalar için geçerli tek bir yasal süre yoktur. Kaynak belge ve çalışma kopyaları, teklif, tercüme, kalite kontrolü, teslim ve gerekli düzeltme süresi boyunca tutulabilir; amaç sona erdiğinde başka hukuki gerekçe yoksa silinmeli, yok edilmeli veya anonimleştirilmelidir. Fatura, sözleşme ve ticari yazışmalar ise vergi veya ticaret mevzuatı nedeniyle daha uzun saklanabilir. Bu süreler bütün kimlik ve kaynak belgelerin aynı süre tutulmasına otomatik izin vermez.
Neden bütün tercüme belgeleri için tek bir saklama süresi yoktur?
KVKK’nın temel yaklaşımı, kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesidir. Bu nedenle bir dosyanın “tercüme belgesi” olması tek başına kaç gün veya yıl saklanacağını belirlemez.
Dosya neden alındı?
Teklif, tercüme, noter, teslim, revizyon, ödeme veya uyuşmazlık amaçları birbirinden ayrılır.
Saklamayı ne haklı kılıyor?
Sözleşmenin ifası, hukuki yükümlülük, hakkın korunması veya başka geçerli işleme şartı belirlenir.
Dosya ne kadar hassas?
Pasaport, sağlık raporu, adli sicil ve çocuk belgesi aynı risk düzeyinde değildir.
Dosya nerelerde bulunuyor?
E-posta, bilgisayar, bulut, telefon, çeviri yazılımı, noter dosyası ve yedekler ayrı ayrı sayılır.
Bu yaklaşım, “müşterilerimizin bütün belgelerini beş yıl saklarız” gibi tek cümleli politikanın neden yetersiz olabileceğini gösterir. Büro, hangi veri kategorisini hangi amaçla ve azami ne kadar tuttuğunu açıklayabilmelidir.
Tercüme sürecinde hangi dosyalar ayrı değerlendirilmelidir?
| Veri veya dosya | Başlıca kullanım amacı | Saklama kararındaki kritik soru |
|---|---|---|
| Teklif için gönderilen kaynak | Sayfa, dil, uzmanlık ve hizmet kapsamını belirleme | Sipariş oluşmadıysa dosya ne zaman silinecek? |
| Aktif kaynak belge | Tercüme, editör kontrolü ve noter işlemi | İş teslim ve düzeltme süreci ne zaman tamamlandı? |
| Çalışma dosyaları | OCR, Word düzeni, yorum, geçici çıktı ve sürüm kontrolü | Son teslimden sonra ara kopyalara hâlâ ihtiyaç var mı? |
| Son tercüme | Teslim, yeniden gönderim, düzeltme ve sonraki sipariş | Müşteri yeniden kullanım izni verdi mi; ne kadar süre gerekli? |
| Çeviri belleği / terim bankası | Tutarlılık ve verimlilik | Kişisel veri içeriyor mu; anonimleştirilebilir mi? |
| E-posta ve mesajlar | Talimat, onay, teslim ve uyuşmazlık ispatı | Bütün ekleri saklamak yerine gerekli yazışma kaydı yeterli mi? |
| Fatura ve ticari kayıt | Muhasebe, vergi, ticari yükümlülük ve ödeme takibi | Kanuni kayıt için kaynak belgenin tamamı gerçekten gerekli mi? |
| Yedek ve güvenlik kayıtları | Felaket kurtarma, olay inceleme ve sistem sürekliliği | Silme işlemi yedek yaşam döngüsünde ne zaman tamamlanacak? |
Belgenin saklama yaşam döngüsü nasıl ilerler?
Teklif ve ön inceleme
Dosya yalnız fiyat, kapsam ve teslim yöntemini belirlemek için kullanılır. Siparişe dönüşmeyen talepler için kısa ve açık bir silme takvimi olmalıdır.
Aktif tercüme
Tercüman, editör ve proje sorumlusunun yalnız görevleri kadar eriştiği operasyon dönemidir.
Teslim ve düzeltme
Son dosyanın müşteriye ulaşması, olası eksik aktarım veya kaynakla uyumsuzluk düzeltmelerinin tamamlanması beklenir.
Sınırlı operasyonel arşiv
Yeniden teslim, müşteri talebi veya hakkın korunması için gerçekten gerekli olan kayıtlar belirli süreyle sınırlanır.
Kanuni kayıt ayrıştırması
Fatura, sözleşme ve ticari yazışma gibi saklanması gereken kayıtlar kaynak dosyanın tamamından ayrılır.
Silme, yok etme veya anonimleştirme
İşleme şartı kalmayan kaynak, çalışma kopyası ve kişisel veri uygun yöntemle sistemden çıkarılır.
Bu yaşam döngüsü, dosyanın teslim edildiği gün bütün kayıtların silinmesi gerektiği anlamına gelmediği gibi, müşteri bir kez hizmet aldığı için bütün kaynak dosyaların süresiz tutulmasını da haklı kılmaz.
KVKK bakımından saklama süresi nasıl belirlenir?
İş için gerekli olmayan tüm belgeyi arşivlemek yerine gereken veri ve sayfalarla sınırlı işlem yapılmalıdır.
Süre, mevzuattaki zorunluluk veya açıklanabilir işleme amacıyla gerekçelendirilmelidir.
Veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da anonimleştirilir.
Saklandığı süre boyunca yetkisiz erişim, kayıp, sızıntı ve yanlış alıcı riskine karşı tedbir alınır.
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, saklama ve imha politikasında veri kategorilerine göre süre tablosu bulunmasını öngörür. Politika hazırlayan veri sorumlularında periyodik imha aralığı altı ayı geçemez; politika yükümlülüğü olmayanlarda ise imha yükümlülüğünün doğmasından itibaren üç aylık süre düzenlenmiştir.
Yönetmelik ayrıca silme, yok etme ve anonimleştirme işlemlerine ilişkin kayıtların, diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak üzere, en az üç yıl tutulmasını ister. Bu nedenle asıl belge silindikten sonra “hangi tarihte ve hangi yöntemle imha edildi?” kaydının sınırlı biçimde saklanması mümkündür.
Fatura ve ticari kayıtların uzun saklanması bütün belgelerin tutulmasını gerektirir mi?
Vergi Usul Kanunu kapsamındaki bazı defter ve belgeler için beş yıllık; Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki ticari defter, ticari mektup ve kayıt dayanakları için on yıllık saklama yükümlülükleri bulunabilir. Ancak bu hükümler “müşterinin gönderdiği her pasaport, diploma ve sağlık raporu on yıl saklanmalıdır” anlamına gelmez.
- Fatura veya serbest meslek makbuzu
- Ödeme ve tahsilat kaydı
- Sözleşme ve sipariş onayı
- Ticari yazışmanın gerekli bölümü
- Uyuşmazlık için ölçülü işlem kaydı
- Pasaport veya kimlik taramasının tamamı
- Sağlık raporunun bütün sayfaları
- Adli sicil veya mahkeme dosyası
- Çocuklara ait nüfus ve okul belgesi
- Çalışma klasöründeki bütün ara sürümler
Bir ticari işlemin varlığını kanıtlamak için sipariş numarası, dil, hizmet tarihi, tutar ve teslim kaydı yeterliyse kaynak belgenin bütün hassas içeriğini aynı süre boyunca saklamak ölçülülük bakımından yeniden değerlendirilmelidir.
Sağlık, ceza, kimlik ve çocuk belgeleri nasıl ele alınmalıdır?
Tanı, tedavi, engellilik ve genetik bilgi içerebilir; proje ekibi ve saklama süresi mümkün olduğunca sınırlandırılır.
Ceza mahkûmiyeti, güvenlik tedbiri veya özel hayat bilgileri nedeniyle yüksek erişim riski taşır.
T.C. kimlik numarası, belge numarası, fotoğraf, imza ve doğum bilgisi içerir; gereksiz kopya üretiminden kaçınılır.
Doğum, okul, velayet ve sağlık kayıtları bakımından erişim ve alıcı doğrulaması daha sıkı yürütülür.
Belgede yüz, parmak izi veya genetik rapor varsa özel teknik/idari önlem ve kesin ihtiyaç değerlendirmesi gerekir.
Kişisel veri olmasa bile sözleşmesel gizlilik, sır saklama ve sınırlı proje ekibi uygulanır.
Bu belgelerde müşteri; “iş tesliminden sonra kaynak dosyayı silin, yalnız son tercümeyi belirli süre tutun” veya “çeviri belleğine eklemeyin” gibi yazılı talimat verebilir. Talebin sözleşme ve hukuki yükümlülüklerle uyumu işlem başında değerlendirilmelidir.
Çeviri belleği ve terim bankası belge saklama sayılır mı?
Evet. Çeviri belleğine kaydedilen kaynak ve hedef cümleler, kişiyle ilişkilendirilebildiğinde kişisel veri işlemeye devam eder. Belge PDF’si silinmiş olsa bile kimlik numarası, kişi adı veya sağlık bilgisi segmentlerde bulunabilir.
| Proje durumu | Uygun yaklaşım | Kaçınılması gereken |
|---|---|---|
| Standart kurumsal metin | Müşteriye özel, erişimi sınırlı çeviri belleği | İzinsiz biçimde herkese açık ortak belleğe eklemek |
| Pasaport ve nüfus belgesi | Ad ve numaraları maskeleyerek şablon/terim tutmak | Gerçek kişisel değerleri kalıcı belleğe kaydetmek |
| Sağlık veya ceza belgesi | Belirli projede belleksiz veya geçici çalışma | Hassas segmentleri gelecekteki müşterilere açmak |
| Uzun vadeli kurumsal müşteri | Sözleşmede bellek, erişim, süre ve iade/silme şartı | Belirsiz süreli ve amaçsız arşiv |
| Müşteri silme talebi | Kaynak dosyayla birlikte bellek ve terim bankasını da taramak | Yalnız e-posta ekini silip diğer sistemleri unutmak |
Google Çeviri, ChatGPT veya başka dış sistemlere belge yükleme riskleri için Resmî Belgelerde Google Çeviri veya ChatGPT Kullanılır mı? rehberini inceleyebilirsiniz.
Tercüman, editör, noter, kurye ve bulut hizmetleri ne kadar saklar?
Yalnız görevlendirildiği dosyaya erişmeli; iş sonunda kendi cihazındaki kopyayı sözleşmedeki süreye göre silmelidir.
Gereken sayfa ve sürümlerle sınırlı erişim almalı; kişisel dosyayı kişisel e-postaya indirmemelidir.
Kendi mevzuatındaki arşiv ve işlem kayıt sürelerine tabidir; büro bu kayıtları tek taraflı silemez.
Adres, telefon ve teslim kanıtını hizmet ve mevzuat amaçlarıyla belirli süre işleyebilir.
Silinen dosya çöp kutusu, sürüm geçmişi veya yedekte ayrıca bulunabilir; hizmet ayarları kontrol edilmelidir.
Dosya, segment, log ve hesap verisi için farklı süreler uygulayabilir; veri işleme sözleşmesi incelenmelidir.
KVKK kapsamında veri sorumlusu, kendi adına veri işleyen hizmet sağlayıcıların gerekli güvenlik tedbirlerini alması konusunda müşterek sorumluluk taşıyabilir. Bu nedenle “dosyayı tercümana gönderdik” açıklaması tek başına yeterli değildir; erişim ve imha talimatı da bulunmalıdır.
Belge silinince yedeklerde ne olur?
Yedekleme sistemleri, fidye yazılımı, disk arızası veya yanlış silme gibi olaylardan sonra iş sürekliliğini sağlamak için kullanılır. Bu nedenle ana sistemden silinen dosya, döngüsel yedek sona erene kadar teknik olarak bulunabilir.
Yedekler günlük iş için aranabilir müşteri arşivi gibi kullanılmamalıdır.
Günlük, haftalık ve aylık kopyaların ne zaman üzerine yazılacağı belirlenmelidir.
Eski yedek geri yüklenirse daha önce silinmiş dosyalar yeniden bulunup imha edilmelidir.
Yedek anahtarlarına yalnız sınırlı teknik personel ulaşabilmelidir.
Bulut hesabı kapansa bile sağlayıcının yedek ve bekleme süreleri sözleşmeden öğrenilmelidir.
Silme talebine verilen cevapta ana sistem ve yedek yaşam döngüsü birbirinden ayrılabilir.
Tercüme belgeleri güvenli biçimde nasıl imha edilir?
İlgili kullanıcıların erişimi kesilir
Dosya, iş birimlerinin erişemeyeceği ve tekrar kullanamayacağı duruma getirilir. Teknik yönetici yedek sorumluluğu nedeniyle ayrı konumda kalabilir.
Hiç kimse için geri getirilemez olur
Dijital ortam güvenli silme, şifreleme anahtarının imhası veya fiziksel medyanın tahribi gibi yöntemlerle geri dönüşsüz hâle getirilir.
Kişiyle ilişki geri döndürülemez biçimde koparılır
İsim silmek tek başına yeterli olmayabilir; diğer verilerle eşleştirme yoluyla kişinin belirlenememesi gerekir.
E-posta eki, senkronize klasör, telefon indirmesi, paylaşım bağlantısı, çeviri belleği, geçici OCR dosyası ve yedek kopya birlikte değerlendirilmelidir.
Müşteri belgelerinin silinmesini nasıl talep edebilir?
Veri sorumlusunu belirleyin
Gizlilik politikasındaki unvan, adres ve başvuru kanalını kullanın.
Kimliğinizi güvenli doğrulayın
Gereksiz yeni kimlik kopyası göndermeden işlemi belirlemeye yetecek bilgi sunun.
Dosyayı açık tarif edin
Sipariş tarihi, proje numarası, dosya adı ve silinmesini istediğiniz ortamları yazın.
Kategori bazında cevap isteyin
Kaynak, tercüme, e-posta, fatura, bellek, log ve yedek için ayrı sonuç talep edin.
Devam eden gerekçeyi öğrenin
Silinmeyen kayıt varsa hukuki sebep, amaç ve öngörülen süre açıklanmalıdır.
İmha sonucunu arşivleyin
Talep tarihi, cevap ve uygulanan silme/yok etme yöntemini güvenli biçimde saklayın.
İşleme şartlarının tamamı sona ermişse veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırmalıdır. Şartlar devam ediyorsa talep gerekçesi açıklanarak reddedilebilir. Silme talebi için yeni ve gereksiz hassas belgeler göndermek yerine, kimlik doğrulama yöntemi önce bürodan öğrenilmelidir.
Prestij Çeviri’nin veri kategorileri, saklama yaklaşımı ve başvuru yöntemi için Gizlilik Politikası sayfasını inceleyebilirsiniz.
Tercüme bürosuna sorulacak 10 net soru
Teklif verildikten fakat sipariş oluşmadıktan sonra dosyam ne zaman silinir?
İş tesliminden sonra kaynak ve son tercüme ayrı ayrı ne kadar tutulur?
Sağlık, kimlik veya adli sicil belgeleri için daha kısa süre uyguluyor musunuz?
Dosyaya hangi çalışan ve dış hizmet sağlayıcılar erişebilir?
Belgeler hangi ülkedeki sunucu veya bulut sistemlerinde saklanır?
Çeviri belleğine gerçek kişisel veriler ekleniyor mu?
WhatsApp, e-posta ve telefon indirmeleri nasıl temizlenir?
Silinen dosya yedeklerden ne zaman düşer?
Silme talebi hangi adrese ve hangi doğrulama yöntemiyle yapılır?
Kanuni nedenle saklanan kayıtlarda kaynak belgenin tamamı mı, yalnız gerekli işlem bilgisi mi tutulur?
Dosyayı paylaşmadan önce güvenlik kontrolü için Tercüme Bürosuna Belge Göndermeden Önce Kontrol Edilecek 15 Nokta rehberini uygulayın.
Güvenli saklama ve imha iş akışı nasıl olmalıdır?
Dosya sınıflandırılır
Normal, hassas veya yüksek riskli veri; müşteri ve proje türüyle birlikte kaydedilir.
Amaç ve süre atanır
Kaynak, çalışma dosyası, son tercüme ve ticari kayıt için ayrı azami süre belirlenir.
Erişim sınırlandırılır
Yalnız tercüman, editör ve proje sorumlusu görev süresince yetki alır.
Aktarım güvenli yapılır
Paylaşım bağlantısı, e-posta alıcısı, parola ve son erişim tarihi kontrol edilir.
Teslim sonrası ayrıştırma yapılır
Geçici OCR, masaüstü ve mesaj kopyaları temizlenir; gerekli son kayıtlar arşive alınır.
Kanuni kayıtlar ayrılır
Fatura ve ticari yazışma, gereksiz kaynak belge içeriğinden mümkün olduğunca ayrıştırılır.
Periyodik imha yürütülür
Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonimleştirilir; yedek yaşam döngüsü izlenir.
İşlem kayıt altına alınır
İmha tarihi, kategori, yöntem ve sorumlu kişi ölçülü bir kayıtla belgelenir.
Online belge gönderimi, dosya kontrolü ve teslim adımları için Online Tercüme Bürosu Nasıl Çalışır? yazısını inceleyebilirsiniz.
Tercüme belgelerinin saklanması için 12 maddelik kontrol listesi
Kaynak, tercüme, e-posta, fatura ve yedek ayrı kategoriler mi?
Her kategori için amaç ve azami süre açıklanıyor mu?
Siparişe dönüşmeyen teklif dosyası için silme takvimi var mı?
Teslim sonrası düzeltme süresi açık mı?
Mali kayıt zorunluluğu kaynak belgeden ayrılmış mı?
Hassas belgeler için daha dar erişim ve süre uygulanıyor mu?
Tercüman, noter, kurye ve bulut erişimi biliniyor mu?
Çeviri belleği ve terim bankası kontrol ediliyor mu?
Silme talebinde devam eden hukuki nedenler ayrı açıklanıyor mu?
Yedeklerden düşme süresi tanımlı mı?
İmha geri getirilemez veya erişilemez sonuç oluşturuyor mu?
Talep ve imha sonucu güvenli kayıtla belgeleniyor mu?
Kaçınılması gereken 12 hata
Bütün dosyalar için tek ve gerekçesiz süre belirlemek
“Belki tekrar gelir” diyerek kaynak belgeleri süresiz tutmak
Fatura saklama süresini pasaport ve sağlık dosyasına aynen uygulamak
Siparişe dönüşmeyen teklif eklerini unutmak
Çalışanların masaüstü ve kişisel telefon kopyalarını hesaba katmamak
Çeviri belleğindeki kişisel segmentleri dosya dışı saymak
Serbest tercüman ve alt hizmet sağlayıcıya imha talimatı vermemek
Dosyayı çöp kutusuna taşıyıp güvenli silindiğini düşünmek
Ana sistemden silip bulut sürüm geçmişi ve yedekleri unutmak
Silme talebini kimlik doğrulamadan yanlış kişiye uygulamak
Aktif uyuşmazlık veya kanuni yükümlülük varken delil kayıtlarını kontrolsüz silmek
İmha işlemini ve gerekçesini hiç kayıt altına almamak
Doğru cevap bir takvim rakamı değil, kategori bazlı saklama ve imha planıdır
Tercüme bürosuna gönderilen belgelerin tamamı aynı süre boyunca tutulmamalıdır. Kaynak PDF, çalışma dosyası, son tercüme, çeviri belleği, e-posta, fatura ve yedekler farklı amaçlarla işlenir. Her kategori için açıklanabilir bir azami süre ve süre sona erdiğinde uygulanacak yöntem bulunmalıdır.
Vergi ve ticaret mevzuatı bazı mali ve ticari kayıtların uzun süre saklanmasını gerektirebilir; fakat bu yükümlülük bütün hassas kaynak belgeleri aynı süre boyunca arşivleme izni değildir. Sağlık, kimlik, ceza ve çocuk belgelerinde kısa operasyonel saklama, dar erişim ve güvenli imha yaklaşımı özellikle önemlidir.
Belge türünü, hassasiyet düzeyini, hedef hizmeti ve teslim sonrası silme veya sınırlı arşiv talebinizi yazılı olarak paylaşın.
Tercüme belgelerinin saklanması hakkında sık sorulan sorular
Tercüme bürosuna gönderilen belgeler ne kadar süre saklanır?
Bütün belgeler için geçerli tek bir süre yoktur. Kaynak dosya ve çalışma kopyaları; teklif, tercüme, kontrol, teslim ve gerekli düzeltme süresi boyunca tutulabilir. İşleme amacı sona erdiğinde başka bir hukuki neden yoksa silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesi gerekir. Fatura, sözleşme ve ticari yazışmalar ise ayrı kanuni saklama sürelerine tabi olabilir.
Tercüme bürosu belgelerimi süresiz saklayabilir mi?
Hayır. KVKK’ya göre kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmalıdır. “İleride lazım olabilir” düşüncesi tek başına sınırsız saklama gerekçesi oluşturmaz. Büro her veri kategorisi için amacı ve azami süreyi açıklayabilmelidir.
Tercüme tamamlanınca kaynak belgenin hemen silinmesi zorunlu mu?
Her zaman değil. Düzeltme, yeniden teslim, ödeme, hizmetin ispatı veya devam eden hukuki yükümlülük nedeniyle kısa ya da daha uzun bir süre gerekebilir. Ancak bu amaçlar sona erdiğinde kaynak belgenin tutulmasına ayrıca ihtiyaç olup olmadığı yeniden değerlendirilmelidir. Muhasebe kaydı saklanırken kaynak kimlik belgesinin tamamını tutmak gerekmeyebilir.
Pasaport ve kimlik fotokopileri ne kadar saklanır?
Pasaport veya kimlik kopyası için bütün bürolara uygulanacak sabit bir süre yoktur. Dosya yalnız teklif ve tercüme amacıyla alındıysa bu amaç tamamlandıktan sonra ayrı hukuki gerekçe yoksa silinmesi değerlendirilmelidir. Noter, fatura veya uyuşmazlık için yalnız gerekli alanların ya da işlem kaydının saklanması veri minimizasyonuna daha uygundur.
Sağlık raporu veya adli sicil belgesi daha kısa süre saklanabilir mi?
Evet. Sağlık ve ceza bilgileri gibi yüksek riskli veriler için erişimin daha dar tutulması, operasyon biter bitmez kaynak kopyaların silinmesi veya sözleşmeyle daha kısa süre belirlenmesi uygun olabilir. Kesin süre, hizmetin amacı, hukuki sebep ve kurumun saklama politikasına göre belirlenir.
Belgelerimin silinmesini istediğimde büro hemen silmek zorunda mı?
İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa silme, yok etme veya anonimleştirme talebi değerlendirilir ve mevzuattaki başvuru süresi içinde cevaplanır. Aktif sözleşme, ödeme, uyuşmazlık, vergi veya ticari kayıt yükümlülüğü devam ediyorsa bazı kayıtlar gerekçesi açıklanarak saklanabilir. Bu durum bütün kaynak dosyaların tutulmasını otomatik haklı kılmaz.
Silinen belge yedeklerde kalabilir mi?
Teknik yedeklerde dosya, ana sistemden silindikten sonra yedek yaşam döngüsü sona erene kadar bulunabilir. Bu yedekler günlük kullanım için erişilebilir olmamalı, yalnız felaket kurtarma amacıyla korunmalı ve yeniden yüklenirse silme işlemi tekrar uygulanmalıdır. Yedek saklama süresi politikada açıklanmalıdır.
Çeviri belleğinde belgemin tamamı saklanır mı?
Çeviri belleği segmentleri ve terim bankaları kaynak cümleleri içerebilir. Kimlik numarası, sağlık bilgisi veya kişi adı gibi veriler belleğe alınmadan önce anonimleştirilmeli ya da hassas projeler bellek dışında çalışılmalıdır. Müşteri sözleşmesi, belleğin kullanımı ve sonraki projelerde tekrar erişim koşullarını açıkça düzenlemelidir.
Fatura beş veya on yıl saklanıyorsa bütün tercüme dosyam da saklanabilir mi?
Hayır. Vergi ve ticaret mevzuatındaki saklama yükümlülükleri, fatura, ticari yazışma ve muhasebe dayanağı gibi belirli kayıtlarla ilgilidir. Bu süreler bütün pasaport, diploma, sağlık raporu veya kaynak PDF’nin eksiksiz kopyasını aynı süre boyunca tutmak için otomatik gerekçe değildir. Her veri kategorisi ayrıca değerlendirilmelidir.
Belgelerimin ne kadar saklandığını nasıl öğrenebilirim?
Büronun gizlilik veya KVKK aydınlatma metnindeki saklama ve imha bölümünü inceleyin. Kaynak dosya, son tercüme, e-posta, fatura, çeviri belleği ve yedekler için ayrı süreleri yazılı olarak sorun. Ayrıca silme talebinin hangi adrese, hangi kimlik doğrulama yöntemiyle yapılacağını öğrenin.
Belgenizi yalnız gerekli kişilerle ve gerekli süre boyunca işleyin
Kaynak belgeyi, hedef dili, özel gizlilik talebini, çeviri belleği tercihini ve teslim sonrası imha beklentinizi paylaşın.