Tercüme sürecindeki gecikmelerin önemli bir bölümü çeviriden önce ortaya çıkar: eksik sayfa, eski dosya sürümü, kesilmiş mühür, yanlış isim yazımı, belirtilmeyen hedef kurum veya sonradan değişen teslim beklentisi. Belgeyi göndermeden önce yapılacak kısa bir kontrol; teklifin, teslim süresinin ve son çevirinin daha doğru hazırlanmasını sağlar.
Belgenin son sürümünü ve bütün sayfalarını hazırlayın; metin, mühür, imza ve QR kodların net göründüğünü kontrol edin. Kaynak-hedef dili, kullanım yerini, isim yazımını, onay türünü, teslim tarihini ve istenen dosya biçimini yazın. Eski çevirileri paylaşın, gereksiz kişisel veriyi kaldırın ve güvenli gönderim kanalı kullanın.
Belgeyi göndermeden önce kontrol etmek neden önemlidir?
Tercüman yalnızca kendisine ulaşan kaynak belge üzerinden çalışabilir. Kesilmiş bir imzayı, görünmeyen arka yüzü veya gönderilmeyen eki tahmin ederek tamamlaması doğru değildir. Aynı şekilde belgenin hangi ülke veya kurum için kullanılacağını bilmeden terminoloji, isim yazımı, teslim biçimi ve resmî onay ihtiyacı hakkında doğru plan yapmak güçleşir.
Hazırlık yalnızca resmî belgeler için gerekli değildir. Sözleşme, katalog, teknik kılavuz, sağlık raporu, web metni veya sunumda da son sürüm, hedef okuyucu, terminoloji ve düzenlenebilir dosya bilgisi çalışma kapsamını değiştirir. İyi hazırlanmış kaynak dosya; gereksiz yazışmayı azaltır, eksik-fazla metin riskini düşürür ve tekliflerin aynı kapsam üzerinden karşılaştırılmasını kolaylaştırır.
Bağlam ve bütünlük kaybolur
Ek, imza sayfası veya arka yüz atlandığında çeviri tamamlanmış görünse bile belge seti eksik kalabilir.
İş yeniden yapılabilir
Kaynak metin sonradan değişirse çevrilen bölümlerin karşılaştırılması ve yenilenmesi gerekir.
Okunamayan alanlar artar
Silik tarih, küçük not, kabartma mühür ve el yazısı yanlış okunabilir veya açıklama gerektirebilir.
Yanlış hizmet planlanabilir
Normal PDF beklenirken noterli nüsha istenmesi teslim ve fiyat kapsamını değiştirir.
Belgenin online gönderimden sonra hangi aşamalardan geçtiğini görmek için online tercüme bürosu nasıl çalışır? rehberini inceleyebilirsiniz. Bu yazı yalnızca dosyayı göndermeden önce yapılacak hazırlığa odaklanır.
15 maddelik hızlı belge kontrol listesi
Bu listeyi tarayıcıdan yazdırabilir veya dosyanızı hazırlarken ekranda işaretleyebilirsiniz. Her madde her projede aynı ağırlığa sahip değildir; resmî, teknik, medikal ve çok dilli dosyalarda ek bilgi gerekebilir.
Kullanım amacını, hedef kurumu ve dil yönünü yazın
Aynı belge bilgi edinmek, şirket içi kullanım, üniversite başvurusu, konsolosluk, mahkeme veya noter işlemi için çevrilebilir. Kullanım amacı; terminoloji, teslim biçimi ve resmî onay gereksinimi üzerinde doğrudan etkilidir. “İngilizceye çevrilecek” ifadesi tek başına her zaman yeterli değildir.
Kaynak dilin tamamını belirtin. Bir belgede ana metin dışında farklı dilde mühür, kaşe veya ek bulunabilir.
İngilizce gibi dillerde ülke varyantı, kurum terimleri ve tarih biçimleri değişebileceği için kullanılacağı ülkeyi yazın.
Üniversite, konsolosluk, mahkeme, şirket, noter veya başka bir alıcının adı mümkünse paylaşılmalıdır.
Onay türünü bilmiyorsanız tahmin etmek yerine bunu açıkça belirtin ve kurumdan sorulması gereken maddeleri ayırın.
“Ekli diploma ve transkript Türkçeden İngilizceye çevrilecek. Belgeler Almanya’daki üniversite başvurusunda kullanılacak. Yeminli veya noterli nüsha gerekip gerekmediğinden emin değilim. Dijital başvuru tarihi 5 Ağustos, fiziksel belge daha sonra istenebilir.”
Dosyanın son ve onaylı sürümünü gönderin
Sözleşme, sunum, katalog, teknik şartname ve şirket belgelerinde aynı dosyanın birden fazla sürümü bulunabilir. “Son”, “son2”, “final-yeni” gibi belirsiz adlar ekip içinde karışıklığa yol açar. Çeviri başladıktan sonra kaynak metnin değişmesi, daha önce çevrilen bölümlerin yeniden karşılaştırılmasını gerektirir.
sozlesme-son-son2.docxHangi dosyanın onaylı olduğu anlaşılmaz.
sozlesme_TR_v03_2026-07-21.docxDil, sürüm ve tarih aynı ad içinde görünür.
Yorumlar, değişiklik izleme, gizli sayfalar ve silinmemiş taslak metinler temizlenmelidir.
Yeni sürüm gönderildiğinde değişen bölümler ve eski dosyanın artık kullanılmaması açıkça yazılmalıdır.
Önemli: Çeviri başladıktan sonra yalnızca dosyayı yeniden göndermek yeterli değildir. “Bu dosya öncekinin yerine geçer” ve hangi sayfaların değiştiği açıkça belirtilmelidir.
Bütün sayfaları, arka yüzleri ve ekleri doğru sırayla hazırlayın
Belge setindeki bütün sayfaları sayın ve dijital dosyayla karşılaştırın. İmza sayfası, ekler, apostil şerhi, diploma eki, dipnot sayfası, arka yüzdeki kaşe veya boş görünen fakat seri numarası taşıyan resmî sayfa gözden kaçabilir.
Birden fazla belge gönderiyorsanız dosyaları rastgele fotoğraf adlarıyla bırakmak yerine gruplandırın. Sayfa sırası, kişi adı veya belge türü dosya adından anlaşılmalıdır. Bu yöntem teklif hazırlanırken ve fiziksel nüsha oluşturulurken hata riskini azaltır.
Fiziksel belge ve PDF sayfa adetlerini karşılaştırın.
Kaşe, açıklama, vize, seri numarası veya doğrulama bilgisi bulunup bulunmadığını kontrol edin.
Metinde atıf yapılan ek, çizelge, imza sayfası ve görselleri dahil edin.
Dosya adlarına 01, 02, 03 gibi numara ekleyerek gerçek belge sırasını koruyun.
Tarama ve fotoğrafta bütün metin, mühür ve imzalar net mi?
Telefon kamerası kısa belgeler için yeterli olabilir; ancak çekimin belge fotoğrafı gibi hazırlanması gerekir. Kamera belgeye paralel tutulmalı, dört kenar görünmeli, sayfa düz olmalı ve ışık kâğıt üzerinde parlama oluşturmamalıdır. Parmak, ataş, dosya kenarı veya başka bir belge metni kapatmamalıdır.
| Kontrol | Uygun görüntü | Sorunlu görüntü |
|---|---|---|
| Açı | Kamera sayfaya paralel, metin çizgileri düz. | Yandan çekilmiş, üst ve alt satırlar farklı genişlikte. |
| Kenarlar | Dört kenar ve küçük bir çevre boşluğu görünür. | Mühür, sayfa numarası veya imza alanı kırpılmış. |
| Işık | Eşit ışık, gölge ve parlama yok. | Flaş tarih veya kaşeyi beyazlatmış; telefon gölgesi metni kapatmış. |
| Netlik | Küçük yazı yakınlaştırınca okunabilir. | Hareket bulanıklığı veya aşırı sıkıştırma var. |
| Renk | Renkli mühür ve kalem farklılıkları korunmuş. | Siyah-beyaz dönüşüm soluk damgayı yok etmiş. |
| Kabartma mühür | Yanal ışıkla kabartma sınırları seçilebilir. | Düz ve aşırı parlak ışıkta mühür görünmez olmuş. |
Metin ağırlıklı belgelerde yaklaşık 300 DPI iyi bir başlangıçtır. Çok küçük yazı ve soluk damgalarda daha yüksek çözünürlük gerekebilir.
Belge tarama modu, otomatik kenar düzeltme ve gölge azaltma özellikleri kullanılabilir; kaydetmeden önce son görüntüyü yakınlaştırarak kontrol edin.
Görüntü sıkıştırması küçük yazıyı bozuyorsa fotoğrafı “belge/dosya” olarak göndermek veya PDF oluşturmak daha uygun olabilir.
İsim, tarih, numara ve kaynak hatalarını önceden işaretleyin
Resmî belgelerde kişi adı, doğum tarihi, pasaport numarası, belge seri numarası ve kurum adı en sık kontrol edilen alanlardır. Farklı alfabelerden Latin harflerine aktarılan isimlerde birden fazla yazım mümkün olabilir. Başvuruda hangi yazımın kullanılacağını tercümanın tahmin etmesi yerine pasaport, kimlik veya daha önce kabul edilmiş belge referans olarak paylaşılmalıdır.
Pasaportla karşılaştırın
Ad, soyad, ikinci ad, soyadı sırası ve özel karakterlerin başvurudaki diğer belgelerle tutarlı olmasını sağlayın.
Gün ve ayı karıştırmayın
03.04.2026 gibi tarihler ülkeye göre farklı yorumlanabileceğinden kaynak belge biçimi ve hedef kullanım açık olmalıdır.
Harf ve rakamları ayırın
0/O, 1/I, 5/S gibi benzer karakterlerin yüksek kaliteli görüntüde okunabildiğini kontrol edin.
Düzeltmeyi gizlemeyin
Yanlış doğum tarihi, yazım hatası veya elle yapılmış düzeltme varsa büroya önceden bildirin.
Tercüman kaynak belgeyi yeniden düzenleyen makam değildir: Kaynaktaki bilgi hatalıysa doğru bilgiyi kendiliğinden yazmak yerine hata görünür biçimde değerlendirilir; gerekiyorsa belgeyi düzenleyen kurumdan yeni nüsha istenir.
Düzenlenebilir dosyaları, şablonları ve önceki çevirileri ekleyin
Taranmış PDF, çeviri için kullanılabilir; fakat aynı belgenin Word, Excel, PowerPoint, InDesign veya düzenlenebilir kaynak dosyası varsa bunu paylaşmak metin çıkarma ve sayfa düzeni süresini azaltabilir. Grafiklerin kaynak Excel tablosu, görsel içindeki yazıların ayrı metni veya kurumun doldurulmasını istediği şablon önemli destek dosyalarıdır.
Word, Excel, PowerPoint veya tasarım dosyasının son sürümü.
Kurumun istediği başlık, tablo, çift sütun veya form düzeni.
Aynı kişi, kurum, ürün veya sözleşme için daha önce kullanılan metin.
Şirketin onaylı ürün, bölüm, unvan ve teknik terim karşılıkları.
Metnin uzman, müşteri, hasta, öğrenci veya genel okuyucu için hazırlanacağı bilgisi.
Kısaltma, kurum adı, referans, ölçü birimi ve dipnotların nasıl ele alınacağı.
Eski çeviri gönderildiğinde yeni tercümanın onu kaynak belgeyle karşılaştırması gerekir. Önceki metin sırf daha önce kullanıldığı için otomatik olarak doğru kabul edilmemelidir.
Gereksiz kişisel veriyi kaldırın ve güvenli kanal kullanın
Tercüme dosyaları kimlik numarası, adres, sağlık verisi, banka bilgisi, mahkeme kaydı veya ticari sır içerebilir. Teklif aşamasında bütün bu bilgilerin görülmesi gerekmiyorsa kişisel alanların bir kısmı geçici olarak kapatılabilir; ancak çeviri başlayacağı zaman çevrilecek belgenin tam ve değiştirilmemiş kopyası gerekip gerekmediği büroyla netleştirilmelidir.
Kurumsal e-posta adresi, form alan adı ve telefon numarasının gerçekten büroya ait olduğunu doğrulayın.
Teklif için tek sayfa yeterliyse ilgisiz aile, sağlık veya finans belgelerini aynı klasöre eklemeyin.
Herkese açık bağlantı yerine süreli veya alıcı kısıtlı paylaşım kullanın.
Şifreli dosyanın parolasını aynı e-posta içinde göndermemek ek güvenlik sağlar.
Dosyanın kimlerce görüleceğini, ne kadar tutulacağını ve ne zaman silineceğini öğrenin.
Normal, yeminli ve noter tasdikli hizmet beklentisini ayırın
“Resmî tercüme istiyorum” ifadesi farklı kişiler için farklı anlamlara gelebilir. Kimi kullanıcı yeminli tercüman imzasını, kimi noter tasdikini, kimi ise apostil şerhini kasteder. Belgeyi kabul edecek kurumun istediği ifade varsa aynen paylaşın.
İmza veya noter talebi bulunmayan bilgi, yayın veya şirket içi kullanım.
Uygun yeminli tercümanın çeviriyi imza ve beyanıyla üstlendiği belge.
Yeminli tercüman işlemine noterlik tasdik aşamasının eklendiği hizmet.
Kurum, ülke ve başvuru türünü paylaşın; hangi sorunun kuruma sorulması gerektiğini büroyla belirleyin.
Kesin kabul garantisi yoktur: Büro seçenekleri açıklayabilir; ancak noter, apostil, asıl belge ve nüsha şartına belgeyi alacak kurum karar verir.
Son teslim tarihini, dosya biçimini ve nüsha sayısını netleştirin
“Acil” veya “en kısa sürede” ifadesi gerçek planlama için yeterli değildir. Kuruma yükleme tarihi, randevu saati, fiziksel belgenin kargoya verilme zamanı ve başvurunun son günü birbirinden farklı olabilir. Büroya gerçek son teslim tarihini mümkünse saat bilgisiyle yazın.
| Belirtilecek bilgi | Örnek | Neden önemli? |
|---|---|---|
| Dijital son tarih | PDF 5 Ağustos saat 15.00’e kadar | Çeviri ve kontrol takvimi gerçek saate göre planlanır. |
| Fiziksel ihtiyaç | İki ıslak imzalı nüsha | Baskı, imza ve gönderi süresi hesaba katılır. |
| Dosya biçimi | Word ve son PDF birlikte | Düzenlenebilir ve son görünüm dosyaları ayrı hazırlanır. |
| Noter nüshası | Bir noterli set ve bir normal kopya | Masraf ve işlem kapsamı tekliften önce belirlenir. |
| Teslim adresi | Alıcı adı, telefon ve tam adres | Yanlış alıcı ve gecikmiş kurye riskini azaltır. |
| Dosya adlandırması | Ad_Soyad_Diploma_EN.pdf | Çok belgeli başvuruda hangi dosyanın ne olduğu anlaşılır. |
“Ekli 6 sayfalık sözleşmenin son sürümü Türkçeden Almancaya çevrilecek. Almanya’daki şirketimize gönderilecek; noter gerekmiyor. Word ve PDF teslim istiyoruz. Dijital teslim tarihi 28 Temmuz saat 12.00. Kurum ve ürün adlarında ekli terim listesindeki yazımlar kullanılmalı. Sorular için bugün 18.00’e kadar ulaşabilirsiniz.”
Belge gönderirken kaçınılması gereken 10 hata
Yalnızca ilk sayfayı gönderip bütün belge için kesin fiyat istemek
Belgenin arka yüzünü ve imza sayfasını atlamak
Fotoğrafı yandan çekmek ve kenarları kırpmak
Kaynak dosyanın taslak veya eski sürüm olduğunu söylememek
Hedef ülke ve kurum bilgisini paylaşmamak
Pasaporttaki isim yazımını sonradan bildirmek
Noter, yeminli ve apostil işlemlerini aynı kabul etmek
Fiziksel nüsha ve kurye ihtiyacını teslim günü söylemek
Gereksiz kişisel belgeleri açık paylaşım bağlantısına yüklemek
Yeni sürümü gönderdikten sonra hangisinin geçerli olduğunu belirtmemek
Doğru hazırlanan belge, daha doğru teklif ve daha kontrollü teslim sağlar
Tercüme bürosuna gönderilen dosyanın kalitesi yalnızca metnin okunabilirliğini değil, projenin tamamını etkiler. Son sürüm, bütün sayfalar, doğru sıra, net görüntü, kullanım amacı, isim yazımı, onay türü ve teslim beklentisi baştan belli olduğunda tercüman daha az varsayım yapmak zorunda kalır.
Her bilgiyi eksiksiz bilmeniz gerekmez. Emin olmadığınız noktaları gizlemek veya tahmin etmek yerine açıkça belirtmeniz yeterlidir. Profesyonel büro, hangi bilginin çeviri için gerekli olduğunu ve hangi şartın kabul edecek kurumdan doğrulanması gerektiğini ayırabilmelidir.
Belgenizi, dil yönünü, kullanım yerini, teslim tarihini ve istediğiniz teslim biçimini tek talepte paylaşın.
Tercüme bürosuna belge gönderme hakkında sık sorulan sorular
Tercüme bürosuna belge göndermeden önce en önemli kontrol nedir?
Belgenin tam, son sürüm ve okunaklı olduğundan emin olmak en temel kontroldür. Bütün sayfalar, arka yüzler, ekler, mühürler, imzalar ve QR kodlar görünmeli; belgenin hangi dilde, hangi kuruma ve hangi amaçla kullanılacağı açıkça belirtilmelidir.
Belgeyi fotoğraf olarak gönderebilir miyim?
İlk inceleme ve fiyat teklifi için okunaklı bir telefon fotoğrafı yeterli olabilir. Fotoğraf yukarıdan, düz açıyla, gölgesiz ve parlamasız çekilmeli; belgenin dört kenarı ile bütün mühür, imza ve sayfa numaraları görünmelidir.
Tercüme için bütün sayfaları göndermek gerekir mi?
Çevirilecek kapsam müşterinin talebine ve kurum şartına bağlıdır; ancak teklif ve bütünlük kontrolü için belgenin bütün sayfalarının görülmesi yararlıdır. Arka yüz, ek, dipnot, imza sayfası veya boş görünen resmî sayfa atlandığında bağlam ve belge bütünlüğü bozulabilir.
Belgenin son sürümünü göndermezsem ne olur?
Eski sürüm üzerinden çeviri başlarsa daha sonra değişen bölümler yeniden karşılaştırılmalı ve çevrilmelidir. Bu durum teslim süresini, fiyatı ve dosya takibini etkileyebilir. Dosya adına tarih veya sürüm numarası eklemek karışıklığı azaltır.
Pasaporttaki isim yazımını neden paylaşmalıyım?
Aynı kişinin adı farklı alfabe ve belgelerde çeşitli biçimlerde yazılabilir. Resmî başvurularda tutarlılık önemli olduğundan pasaportta veya kurumun kabul ettiği önceki belgelerde kullanılan Latin harfli yazım tercümana referans sağlar.
Kaynak belgede hata varsa tercüman düzeltebilir mi?
Tercüman kaynakta bulunmayan doğru bilgiyi kendiliğinden eklememeli veya kaynak hatasını görünmeden düzeltmemelidir. Yanlış isim, tarih veya numara fark edildiğinde müşteri bilgilendirilir; gerekiyorsa belgeyi düzenleyen kurumdan düzeltilmiş nüsha istenir veya uygun açıklama yöntemi değerlendirilir.
Tarama için kaç DPI kullanmalıyım?
Metin ağırlıklı belgelerde yaklaşık 300 DPI pratik bir başlangıçtır. Çok küçük yazı, soluk mühür, kabartma veya ince detay bulunan belgelerde daha yüksek çözünürlük gerekebilir. Dosya boyutunu düşürürken okunabilirliği kaybetmemek önemlidir.
WhatsApp ile gönderilen fotoğraf yeterli olur mu?
Kısa ve net belgelerde ön inceleme için yeterli olabilir. Bazı mesajlaşma yöntemleri görüntüyü sıkıştırabileceğinden, küçük yazı ve mühür bulunan belgeleri mümkünse dosya veya belge olarak göndermek daha güvenli olabilir.
Yeminli veya noter tasdikli tercüme gerekip gerekmediğini bilmiyorsam ne yazmalıyım?
Belgenin kullanılacağı ülkeyi, kurumu ve işlem türünü açıkça yazıp onay türünden emin olmadığınızı belirtin. Büro seçenekleri açıklayabilir; ancak kesin kabul şartı belgeyi alacak kurumdan doğrulanmalıdır.
Tercüme bürosuna önceki çevirileri göndermek gerekir mi?
Zorunlu değildir; fakat aynı kişi, şirket, ürün veya kurum için daha önce kabul edilmiş yazımlar varsa paylaşılması tutarlılığı artırır. Eski çevirinin hatalı olabileceği ihtimali nedeniyle yeni tercüman kaynak belgeyle yeniden kontrol yapmalıdır.
Belgenizi incelemeye gönderin
Kaynak ve hedef dili, kullanılacağı kurumu, son teslim tarihini ve varsa yeminli veya noter tasdikli işlem beklentinizi paylaşın.